Kauanko palkkatietoja pitää säilyttää?

Palkkatietojen käsittely on merkittävä osa yrityksen taloushallintoa ja lakisääteisten velvoitteiden täyttämistä. Käymme tässä artikkelissa läpi, kuinka kauan palkkatietoja tulee säilyttää sekä mitä muita säädöksiä ja suosituksia tähän liittyy.

Lakisääteiset säilytysajat

Suomessa palkkatietojen käsittelyä säätelevät useat lait ja asetukset. Kirjanpitolain mukaan palkkatietoja, kuten palkkalaskelmia ja palkkayhteenvetoja, tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta sen kalenterivuoden lopusta lukien, jonka aikana tilikausi on päättynyt. Käytännössä tämä tarkoittaa, että mikäli tilikausi päättyy esimerkiksi vuonna 2024, palkkatiedot tulee säilyttää vähintään vuoden 2030 loppuun saakka.

Lisäksi tulorekisteriin ilmoitettuja tietoja voidaan ylläpitää ja korjata 10 vuoden ajan. Tämä vastaa sitä aikaa, jonka työnantajat ovat velvollisia säilyttämään palkka- ja muun kirjanpitonsa. Huomaathan, että tulorekisteriin ilmoittaminen ei korvaa työnantajan kirjanpidon tai muun materiaalin säilyttämisvelvollisuutta.

Erityistapaukset ja suositukset

Joissakin tapauksissa palkkatietojen säilytysaika voi olla eri kuin lakisääteinen vähimmäisaika. Esimerkiksi terveydentilaa koskevat asiakirjat, kuten lääkärintodistukset, tulee säilyttää erikseen ja suositeltava säilytysaika on vain kaksi vuotta. Tietosuoja-asetuksen mukaan henkilötietoja saa käsitellä vain perustellusta syystä, kuten lakisääteisen velvollisuuden täyttämiseksi.

Työsuhteen päättyessä työnantajan on annettava työntekijälle työtodistus, joka sisältää tiedot työsuhteen kestosta ja työtehtävistä. Tämä todistus on annettava kymmenen vuoden ajan työsuhteen päättymisestä. Arvolauselma eli todistus työntekijän taidoista ja käytöksestä on annettava vain viiden vuoden ajan.

Yritystoiminnan päättyminen

Yritystoiminnan loppuminen ei vapauta yritystä palkkatietojen säilyttämisvelvoitteista. Materiaalit on muistettava pitää tallessa vähintään 6–10 vuoden ajan liiketoiminnan päättymisen jälkeen. Toiminnan loppuessa yrityksen tulee ilmoittaa Patentti- ja rekisterihallitukselle, missä aineistoja säilytetään ja kuka säilyttämisestä vastaa.

Yksityiset elinkeinonharjoittajat voivat antaa tiedot suoraan lopettamisilmoituksessa. Osakeyhtiöiden kohdalla vastaava ilmoitus tulee eteen yhtiön purkamisen viimeisessä vaiheessa.

Hyvät käytännöt ja suositukset

On suositeltavaa tarkistaa palkkatietojen säilyttämiseen liittyvät käytännöt säännöllisesti, esimerkiksi vuosittain tilinpäätöksen yhteydessä. Tämä varmistaa, että arkistointi ja siihen liittyvät välineet ovat ajantasaisesti asianmukaiset ja että tietosuoja-asetuksen vaatimukset tiedon arkistoinnille ja säilyttämiselle täyttyvät.

Yrityksen hallintoon liittyvät asiakirjat, kuten yhtiökokousten pöytäkirjat, tulee säilyttää jatkuvasti koko toiminnan ajan. Tämä on erityisen tärkeää, jos yrityksessä tapahtuu avainhenkilöiden vaihtumisia tai jos yritys menee konkurssiin ja pesänhoitaja tarvitsee tietoja käyttöönsä.