Kirjanpitomateriaalin säilytysaika on tärkeä kysymys jokaiselle yritykselle, olipa kyseessä pieni mikroyritys tai suuri konserni. Lainsäädäntö asettaa tietyt vaatimukset, mutta myös käytännön syyt voivat vaikuttaa siihen, kuinka kauan aineistoa kannattaa säilyttää. Tässä artikkelissa käymme läpi keskeiset asiat, jotka liittyvät kirjanpitomateriaalin säilytysaikoihin ja annamme vinkkejä, miten varmistaa, että kaikki tarvittava aineisto on tallessa ja helposti saatavilla.
Lakisääteiset säilytysajat
Suomessa kirjanpitolaki määrittelee, kuinka kauan kirjanpitomateriaalia tulee säilyttää. Yleisesti ottaen kirjanpitoaineistoa tulee säilyttää vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee muun muassa myyntilaskuja, ostolaskuja, tiliotteita ja matkalaskuja. Tilinpäätöksen ja siihen liittyvien asiakirjojen säilytysaika on kuitenkin pidempi, vähintään kymmenen vuotta tilikauden päättymisestä.
On tärkeää huomata, että säilytysajat voivat vaihdella riippuen aineiston tyypistä ja sen käyttötarkoituksesta. Esimerkiksi palkka- ja henkilöstöhallinnon asiakirjoja, kuten työsopimuksia ja työvuoroluetteloita, tulee säilyttää vähintään kymmenen vuotta. Terveydentilaa koskevat asiakirjat, kuten lääkärintodistukset, tulee säilyttää erillään muusta aineistosta ja suositeltava säilytysaika on kaksi vuotta.
Sähköinen arkistointi
Sähköinen arkistointi on yleistynyt merkittävästi viime vuosina, ja se tarjoaa monia etuja perinteiseen paperiarkistointiin verrattuna. Sähköisessä muodossa oleva aineisto on helpommin saatavilla ja sen säilyttäminen on usein turvallisempaa. On kuitenkin tärkeää varmistaa, että sähköinen arkistointi täyttää kaikki lakisääteiset vaatimukset.
Sähköisessä arkistoinnissa on huomioitava muun muassa se, että aineisto on tallennettu sellaisessa muodossa, että sitä ei voida muuttaa jälkikäteen. Lisäksi on varmistettava, että vain oikeutetut henkilöt pääsevät käsittelemään aineistoa. Tämä edellyttää asianmukaisten tietoturvakäytäntöjen noudattamista ja säännöllistä tarkastelua.
Käytännön vinkkejä aineiston säilyttämiseen
Kirjanpitomateriaalin säilyttäminen voi tuntua monimutkaiselta, mutta muutamilla käytännön vinkeillä voit varmistaa, että kaikki tarvittava aineisto on tallessa ja helposti saatavilla. Ensinnäkin, pidä huolta siitä, että kaikki aineisto on järjestetty selkeästi ja loogisesti. Tämä helpottaa aineiston löytämistä tarvittaessa.
Toiseksi, käytä luotettavia ja turvallisia säilytysratkaisuja. Sähköisessä arkistoinnissa on tärkeää valita sellainen järjestelmä, joka takaa aineiston turvallisuuden ja säilyvyyden koko lakisääteisen säilytysajan. Lisäksi on hyvä varmistaa, että aineisto on varmuuskopioitu säännöllisesti.
Kolmanneksi, pidä huolta siitä, että vain oikeutetut henkilöt pääsevät käsittelemään aineistoa. Tämä edellyttää asianmukaisten tietoturvakäytäntöjen noudattamista ja säännöllistä tarkastelua. Näin varmistat, että aineisto on turvassa ja että sen käsittely on lainmukaista.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavat kirjanpito- ja taloushallintopalvelut, jotka auttavat sinua varmistamaan, että kaikki kirjanpitomateriaalisi on tallessa ja helposti saatavilla. Ammattitaitoiset kirjanpitäjämme ja palkanlaskijamme huolehtivat talous- ja palkkahallinnostasi sekä niihin liittyvistä toimista, jolloin sinulle jää enemmän resursseja muihin tärkeisiin toimintoihin.
Palvelumme soveltuvat niin uusille yrittäjille kuin yritysmaailman kokeneille konkareillekin. Tarjoamme apua, tukea ja neuvoja yrityksen perustamiseen ja kasvuun, sekä hoidamme yritysmuodon muutokset, sulautumiset, jakautumiset sekä yritysten purkamiset ja lopettamiset verosuunnitteluineen. Näin voit keskittyä liiketoimintasi kehittämiseen ja jättää kirjanpidon ammattilaisten käsiin.
Jos sinulla on kysyttävää kirjanpitomateriaalin säilytysajoista tai tarvitset apua taloushallinnon asioissa, älä epäröi ottaa yhteyttä meihin. Olemme täällä auttamassa sinua kaikissa kirjanpitoon ja taloushallintoon liittyvissä kysymyksissä.