Kirjanpitomateriaalien säilyttäminen on olennainen osa yrityksen taloushallintoa. Oikein hoidettu arkistointi varmistaa, että tarvittavat tiedot ovat helposti saatavilla ja että yritys noudattaa lakisääteisiä vaatimuksia. Tässä artikkelissa käsittelemme, kuinka kirjanpitomateriaaleja tulisi säilyttää, jotta ne ovat turvallisesti tallessa ja helposti löydettävissä tarvittaessa.
Lakisääteiset säilytysajat
Kirjanpitolain mukaan yrityksen on säilytettävä kirjanpitoaineistonsa vähintään kuusi vuotta tilikauden päättymisestä. Tämä koskee muun muassa myyntilaskuja, ostolaskuja, tiliotteita ja matkalaskuja. On kuitenkin tärkeää huomioida, että tietyissä tapauksissa säilytysvelvollisuus voi olla pidempi. Esimerkiksi arvonlisäverolain mukaan kiinteistöinvestointeihin liittyvät tositteet on säilytettävä 13 vuotta.
On myös hyvä muistaa, että henkilötietoja sisältäviä aineistoja ei kannata säilyttää pidempään kuin on tarpeen, ellei siihen ole pätevää syytä. EU:n tietosuoja-asetuksen (GDPR) mukaan henkilötietoja tulee käsitellä ja säilyttää vain niin kauan kuin on tarpeellista.
Sähköinen arkistointi
Sähköinen arkistointi on yhä suositumpi tapa säilyttää kirjanpitomateriaaleja. Se tarjoaa monia etuja, kuten helpon pääsyn tietoihin ja tilan säästämisen. Sähköisessä arkistoinnissa on kuitenkin tärkeää varmistaa, että käytetyt tietovälineet ja laitteet ovat luotettavia ja sopivia koko lakisääteiselle arkistointiajalle.
On myös tärkeää huolehtia siitä, että sähköisesti tallennettu tieto ei ole muutettavissa. Tämä voidaan varmistaa käyttämällä asianmukaisia työkaluja ja ohjelmistoja, jotka takaavat tiedon eheyden ja turvallisuuden. Lisäksi on huolehdittava siitä, että vain henkilöt, joilla on oikeus käsitellä tietoja, pääsevät arkistoihin.
Paperisten aineistojen säilytys
Vaikka sähköinen arkistointi on yleistynyt, monet yritykset säilyttävät edelleen osan kirjanpitomateriaaleistaan paperimuodossa. Paperisten aineistojen säilytyksessä on tärkeää varmistaa, että ne ovat suojassa kosteudelta, tulipalolta ja muilta vahingoilta. Aineistot tulisi säilyttää lukituissa tiloissa, joihin pääsy on rajoitettu vain niille henkilöille, joilla on oikeus käsitellä tietoja.
Paperisten aineistojen järjestelmällinen arkistointi helpottaa niiden löytämistä tarvittaessa. Aineistot kannattaa järjestää esimerkiksi tilikausittain ja asiakirjatyypeittäin, jotta ne ovat helposti saatavilla ja tarkasteltavissa.
Kirjanpitomateriaalien varmuuskopiointi
Varmuuskopiointi on olennainen osa kirjanpitomateriaalien säilytystä. Varmuuskopioiden avulla voidaan varmistaa, että tiedot eivät katoa esimerkiksi laiterikon tai muun vahingon sattuessa. Sähköiset aineistot tulisi varmuuskopioida säännöllisesti ja varmuuskopiot tulisi säilyttää erillisessä, turvallisessa paikassa.
Paperisten aineistojen osalta varmuuskopiointi voi tarkoittaa esimerkiksi tärkeimpien asiakirjojen skannaamista ja tallentamista sähköiseen muotoon. Näin varmistetaan, että tiedot ovat tallessa myös siinä tapauksessa, että alkuperäiset asiakirjat vahingoittuvat tai katoavat.
Palvelumme
Me VIEW Groupissa tarjoamme kattavia kirjanpito- ja taloushallintopalveluja, jotka auttavat yrityksiä huolehtimaan kirjanpitomateriaalien säilytyksestä ja muista taloushallinnon tehtävistä. Asiantuntijamme varmistavat, että yrityksesi kirjanpito on aina ajan tasalla ja että kaikki lakisääteiset vaatimukset täyttyvät.
Palveluihimme kuuluu muun muassa kirjanpito, palkanlaskenta, veroilmoitukset ja tilinpäätökset. Lisäksi tarjoamme neuvontaa ja tukea yrityksen perustamiseen, kasvuun ja muihin taloushallinnon kysymyksiin. Kun jätät kirjanpidon ammattilaisten hoidettavaksi, voit keskittyä rauhassa yrityksesi ydintoimintoihin.
Ota yhteyttä ja anna meidän auttaa sinua huolehtimaan yrityksesi taloushallinnosta parhaalla mahdollisella tavalla.