Kun palkkahallinnon prosessit eivät enää riitä: näin onnistunut kehitysprojekti viedään alusta loppuun

Kasvavan yrityksen henkilöstöhallintoa ei voi rakentaa manuaalisten työvaiheiden varaan – ennemmin tai myöhemmin kokonaisuus alkaa hidastaa tekemistä. Kun henkilöstömäärä kasvaa yli sadan työntekijän, myös palkanlaskennan, HR ja esihenkilötyön vaatimukset muuttuvat. Manuaaliset työvaiheet, sähköpostilla kulkevat hyväksynnät ja useat erilliset järjestelmät lisäävät työmäärää, hidastavat prosesseja ja kasvattavat virheiden riskiä.

Kasvun myötä henkilöstödatan merkitys kasvaa ja sitä tarvitaan entistä enemmän päätöksenteon tueksi. Yritysjohdon on pystyttävä seuraamaan henkilöstökustannuksia, poissaoloja, työaikaa ja organisaation kehitystä ajantasaisesti. Myös palkka-avoimuus ja vastuullisuusraportointi lisäävät tarvetta luotettavalle, ajantasaiselle ja vertailukelpoiselle henkilöstö- ja palkkatiedolle.

Tämä edellyttää, että tieto on yhdessä järjestelmässä, siihen voi luottaa ja sitä on helppo hyödyntää. Kun HR, työajan ja palkkahallinnon eri osiot keskustelevat keskenään, raportointia varten ei tarvitse jatkuvasti koota tietoja useista eri lähteistä. Samasta tiedosta voidaan muodostaa raportteja sekä päivittäisen johtamisen että laajempien raportointitarpeiden tueksi.

Yhä useampi kasvava yritys uudistaa palkka- ja HR-prosessejaan kokonaisvaltaisesti, ei vain yksittäisen järjestelmän näkökulmasta. VIEW Groupin palkkatiimin asiantuntijat auttavat asiakkaitamme tunnistamaan kehityskohteet, rakentamaan toimivan tavoitetilan ja viemään muutoksen hallitusti käytäntöön. Lopputuloksena ei ole pelkästään uusi järjestelmä, vaan sujuvampi tapa johtaa henkilöstöä, kehittää prosesseja ja hoitaa palkkahallintoa.

– Parhaimmillaan palkkahallinnon kehitysprojekti ei ole vain tekninen käyttöönotto, vaan mahdollisuus uudistaa koko henkilöstö- ja palkkahallinnon toimintamallia. Kun prosessit suunnitellaan oikein, hyöty näkyy jokaisen arjessa – työntekijästä toimitusjohtajaan, VIEW Groupin palkkahallinnon päällikkö Hanne Mäkinen toteaa.

Mistä palkkahallinnon kehitysprojekti yleensä alkaa?

Onnistunut projekti alkaa nykytilan kartoituksella. Ennen käyttöönottoa arvioidaan, miten yrityksen HR- ja palkkahallinto toimii tänään ja missä syntyy eniten manuaalista työtä.

Tyypillisiä yritysten kohtaamia haasteita aloitusvaiheessa ovat:

• henkilöstötietoja ylläpidetään useissa eri järjestelmissä
• palkka-aineistoa käsitellään manuaalisesti
• poissaolojen ja lomien hyväksyntä tapahtuu sähköpostitse tai erillisissä järjestelmissä
• raportointi vaatii tietojen kokoamista useasta lähteestä
• samat tiedot syötetään useaan kertaan
• tiedon ajantasaisuuden varmistaminen on haastavaa
• viranomaisraportointi vie paljon aikaa
• palkka-avoimuuteen liittyvien tietojen kokoaminen ja vertailu on työlästä
• vastuullisuusraportointiin tarvittavaa henkilöstödataa joudutaan keräämään useista eri lähteistä
• tietoturvaan ja käyttöoikeuksien hallintaan liittyy riskejä

Nykytilanteen tunnistamisen jälkeen voidaan rakentaa ratkaisu, joka tukee yrityksen toimintaa myös tulevina vuosina.

Näin projekti etenee

Toteutamme VIEW Groupilla käyttöönottoprojektin vaiheittain, jotta muutos on hallittu ja liiketoiminta jatkuu keskeytyksettä.

1. Nykytilan kartoitus ja tavoitteiden määrittely

Tunnistetaan kehityskohteet ja määritellään projektin tavoitteet yhdessä asiakkaan kanssa.

2. Ratkaisun suunnittelu

Tavoitetila rakennetaan vastaamaan yrityksen organisaatiorakennetta, työehtosopimuksia, hyväksymiskiertoja, raportointitarpeita ja käytännön palkanlaskennan prosesseja. Samalla varmistetaan, että henkilöstö-, työaika- ja palkkatiedot muodostavat yhtenäisen kokonaisuuden koko työntekijän elinkaaren ajan. Raportointitarpeet huomioidaan jo suunnitteluvaiheessa, jotta henkilöstöön ja palkitsemiseen liittyvä tieto syntyy rakenteisesti ja on hyödynnettävissä esimerkiksi henkilöstöraportoinnissa, palkka-avoimuuden tarkastelussa ja vastuullisuusraportoinnin tukena. 

3. Käyttöönotto ja tiedonsiirto

Henkilöstö- ja palkkatiedot siirretään hallitusti uuteen järjestelmään, integraatiot varmistetaan ja järjestelmä testataan huolellisesti.

4. Koulutus ja käyttöönoton tuki

HR, esihenkilöt ja palkanlaskijat saavat koulutuksen, jotta uusi toimintamalli otetaan käyttöön sujuvasti.
Esihenkilöille yhtenäinen järjestelmä tarjoaa paremman näkyvyyden omaan henkilöstöön liittyviin tietoihin. Kun esimerkiksi työaikaan, poissaoloihin, lomiin ja hyväksyntöihin liittyvät tiedot ovat helposti saatavilla, esihenkilön aikaa vapautuu hallinnollisista tehtävistä varsinaiseen henkilöstön johtamiseen.

5. Jatkuva kehittäminen

Käyttöönoton jälkeen tuemme asiakasta järjestelmän kehittämisessä, uusien ominaisuuksien hyödyntämisessä ja prosessien jatkuvassa parantamisessa. Myös raportointia voidaan kehittää yrityksen tarpeiden muuttuessa. Yrityksen kasvaessa henkilöstödataa tarvitaan yhä monipuolisemmin johtamisen, palkka-avoimuuden, vastuullisuuden ja liiketoiminnan päätöksenteon tueksi.

Mitä kehitysprojektilla voidaan saavuttaa?

Toimiva palkka- ja HR-kokonaisuus vähentää päällekkäistä työtä, parantaa tiedon laatua ja antaa organisaatiolle paremman näkyvyyden henkilöstöön liittyviin tunnuslukuihin. Kun tieto kulkee sujuvasti prosessista toiseen ja vastuut ovat selkeät, yrityksen saamat hyödyt ovat monenlaisia: 

• vähemmän manuaalista työtä ja vähemmän virheitä
• sujuvampi palkanlaskenta sekä työaika-, poissaolo- ja lomahallinta
• työaikajärjestelmän integrointi Mepcoon
• itsepalvelu työntekijöille ja esihenkilöille
• ajantasainen henkilöstö- ja palkkaraportointi
• helpompi henkilöstö- ja palkkatiedon analysointi
• palkka-avoimuus- ja vastuullisuusraportointia tukeva reaaliaikainen henkilöstödata
• parempi tietoturva ja tiedon laatu
• ratkaisu, joka skaalautuu yrityksen kasvaessa
• yksi järjestelmä koko henkilöstöprosessin hallintaan
• työehtosopimusten ja palkkaprosessien tehokkaampi hallinta
• automatisoidut työnkulut henkilöstön elinkaaren eri vaiheissa
• parempi henkilöstödatan hyödyntäminen johtamisessa

Yhtenäinen tieto parantaa myös raportoinnin laatua. Kun tiedot ovat samassa kokonaisuudessa, yritys voi seurata henkilöstöön ja palkitsemiseen liittyviä tunnuslukuja yhdenmukaisesti ja hyödyntää niitä esimerkiksi palkka-avoimuuden kehittämisessä, vastuullisuusraportoinnissa ja strategisessa henkilöstöjohtamisessa.

Sujuvampi arki esihenkilöille

Modernit HR- ja palkkahallinnon toimintamallit tukevat myös esihenkilötyötä. Kun esihenkilöillä on parempi näkyvyys oman tiiminsä ajantasaisiin tietoihin, poissaoloihin, lomiin, työaikaan ja palkkatietojen kokonaisuuksiin, hallinnollinen työ vähenee ja päätöksenteko nopeutuu. 

Esihenkilön arki sujuu paremmin, kun tarvittavat tiedot löytyvät helposti ja rutiinitehtävät hoituvat sähköisesti. Aikaa jää enemmän tiimin johtamiseen, työn sujuvuuden varmistamiseen ja henkilöstöasioiden ennakoivaan käsittelyyn. Työntekijän näkökulmasta toimiva kokonaisuus tukee työsuhteen koko elinkaarta: rekrytoinnista ja perehdytyksestä työsuhteen aikaiseen henkilöstöhallintoon, palkkaukseen, työaikaan, poissaoloihin ja lomien hallintaan aina työsuhteen päättymiseen asti. 

Kun eri prosessit keskustelevat keskenään, sama tieto palvelee niin työntekijää, esihenkilöä, HR:ää kuin palkanlaskentaa ilman turhaa tiedon siirtämistä järjestelmästä toiseen.

Teknologia on vasta puolet onnistumisesta

Pelkkä uusi järjestelmä itsessään ei ratkaise kaikkia haasteita. Suurin hyöty syntyy, kun samalla uudistetaan myös toimintatavat. 

Teknologian, prosessien ja asiantuntijuuden on tuettava toisiaan. Kun palkkahallinnon toimintamallit suunnitellaan huolellisesti ja järjestelmäratkaisut rakennetaan niitä tukeviksi, syntyy aidosti mitattavia hyötyjä koko organisaatiolle. Kun kaikki toiminnot pelaavat yhteen, myös raportointi perustuu samaan ajantasaiseen tietoon. Tämä vähentää manuaalista tietojen keräämistä ja helpottaa henkilöstöön, palkitsemiseen ja vastuullisuuteen liittyvän tiedon hyödyntämistä. 

VIEW Groupin palkkatiimin vahvuus on käytännönläheisessä asiantuntijuudessa: tiimi tuntee palkanlaskennan arjen, HR-prosessien riippuvuudet, työehtosopimusten vaatimukset ja järjestelmäprojektien kriittiset onnistumistekijät. Asiakas saa rinnalleen kumppanin, joka auttaa määrittämään tavoitteet, johtamaan muutosta, varmistamaan tiedon laadun ja kääntämään suunnitelmat toimivaksi arjeksi. 

Onnistunut kehitysprojekti vaatii sekä kokonaiskuvaa että tarkkaa toteutuskykyä. VIEW Groupin asiantuntijat kulkevat asiakkaan rinnalla alusta loppuun: nykytilan kartoituksesta ja tavoitetilan suunnittelusta käyttöönottoon, koulutukseen ja jatkuvaan kehittämiseen. Näin projekti ei jää irralliseksi hankkeeksi, vaan siitä tulee osa asiakkaan pitkäjänteistä kasvua, tiedolla johtamista ja palkkahallinnon kehittämistä.

Voisiko nyt olla oikea hetki uudistaa palkkahallintonne?

Jos organisaatiossanne palkkaprosessin tukena käytetään paljon manuaalisia työvaiheita, tietoja siirretään käsin järjestelmästä toiseen, HR tai esihenkilöiden aikaa kuluu hallinnollisiin rutiineihin tai henkilöstödataa on vaikea hyödyntää raportoinnissa, suosittelemme arvioimaan toimintamalleja uudelleen. 

VIEW Groupilla autamme tunnistamaan kehityskohteet ja rakentamaan palkka- ja HR-kokonaisuuden, joka tekee arjesta tehokkaamman, turvallisemman ja aidosti liiketoimintaa tukevan. Tarvittaessa kokonaisuutta voidaan kehittää myös alan johtavien järjestelmäratkaisujen, kuten Finago Mepcon, avulla osana laajempaa palkkahallinnon kehitystä. 

Kun HR, palkkahallinto, työajan hallinta ja raportointi keskustelevat keskenään, yritys saa kokonaisuuden, joka palvelee työntekijää, helpottaa esihenkilön työtä ja tukee johtoa – nyt ja yrityksen kasvaessa. 

Tutustu palkkahallinnon palveluihimme ja ota yhteyttä, niin katsotaan yhdessä teidän liiketoimintaanne tukeva ratkaisu.